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La signature électronique : réduisez vos coûts de 30 à 70% et augmentez votre taux de transformation client

La digitalisation de l’économie entraîne implacablement la dématérialisation du processus contractuel et le développement de la signature électronique. C’est d’ailleurs une étape majeure dans la transformation numérique de toute entreprise.

Cette dématérialisation vise avant tout à simplifier et à accélérer tous les processus liés à l’activité commerciale de l’entreprise. L’efficacité de cette solution n’est plus à prouver, et la signature électronique représente aujourd’hui un gain considérable. Envoyez votre mailing, en 3 clics votre prospect ou client aura signé votre contrat. Oublié les dossiers qui n’aboutissent pas parce-que le client ne vous a pas renvoyer le dossier téléchargé et imprimé. Fini le temps de latence entre le moment où votre client vous dit oui, et le moment où vous recevez effectivement son contrat. Les relances téléphoniques pour savoir si le dossier vous a bien été envoyé sont un lointain souvenir. Fini les dossiers incomplets qui empêchent l’enregistrement d’un contrat et nécessitent de nombreux rappels. Plus besoin non plus de vous déplacer ou de trouver des disponibilités communes dans des agendas parfois surchargés ! En quelques minutes, tout est fait !

La signature électronique : depuis quand ?
La signature électronique a été introduite dans le droit français par la loi du 13 mars 2000. Elle dispose des mêmes prérogatives et engage le consentement du signataire de la même façon que la signature manuscrite, selon l’article 1367 du Code Civil.

A noter, que l’original électronique doit être archivé au format numérique et dans des conditions de nature à en garantir la pérennité. Toute impression ne serait en réalité qu’une copie sans aucune valeur juridique. L’utilisation d’un système d’archivage électronique (SAE) est donc indispensable et constitue la deuxième jambe permettant l’équilibre tout entier de la transformation digitale du processus contractuel d’une entreprise. Le plus simple est donc de faire appel à un tiers archiveur qui pourra garantir l’intégrité, la disponibilité, la confidentialité et la pérennité des documents signés électroniquement.

Comment certifier une signature électronique ?
L’eIDAS, le règlement européen sur l’identification électronique et les services de confiance pour les transactions électroniques a été créé dans le but d’harmoniser les réglementations européennes sur les signatures électroniques. Les données ne seraient pas recevables sans un certificat électronique, qui assure le lien entre le signataire et la signature électronique. Ce certificat contient de nombreuses informations essentielles qui permettent de vérifier les données du signataire.

Quels sont les avantages de cette transformation numérique ?
Plusieurs études montrent que l’utilisation de la signature électronique permet de gagner environ 2,2 heures de productivité par contrat, d’améliorer de 90% le nombre de dossiers incomplets et de réduire les coûts par transaction de près de 10 € en intégrant le coût de la solution. En effet, le processus est largement simplifié :

– Visualisation du document

– Clic sur le bouton signer

– Sélection du certificat

– Insertion du code PIN

– Clic sur le bouton valider

A noter qu’il existe également la possibilité d’utiliser une signature électronique dite “à la volée” qui authentifie les parties par mail et par boucle SMS. Ainsi, le ou les signataires reçoivent par mail un lien vers la plateforme de signature électronique, puis on leur envoie un code PIN unique par SMS pour vérifier leur identité. Cette procédure est largement utilisée dans le domaine bancaire par exemple pour la souscription de produits d’épargne ou de crédits.

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