Les 6 avantages de la dématérialisation de facture (e-facture ou facture électronique)
Vous entendez parler de facture électronique (e-facture) ou de dématérialisation de facture mais pourquoi devriez-vous rapidement vous engagez sur cette voie ?
Voici les 6 avantages de la dématérialisation de factures pour les PME :
1- Des économies et un ROI rapide
2- Hausse de la productivité et gain de temps
3- Des délais de paiements réduits
4- Une meilleure traçabilité des échanges
5- Une totale conformité aux obligations légales (CGI, RGPD, etc.)
6- Une meilleure image de l’entreprise
DES ECONOMIES ET UN ROI RAPIDE :
Les coûts de gestion liés au process de facturation sont estimés entre 8€ et 15€ pour les factures fournisseurs et entre 5€ et 8€ pour les factures clients.
La dématérialisation va accélérer le processus de validation et de traitement des factures permettant des économies directes (frais d’impression, d’envoi, frais liés aux locaux d’archivage, temps de saisie), mais également une baisse des coûts indirects (erreurs de saisie, relance des valideurs, appels des fournisseurs, baisse du nombre de litiges etc.) et des délais de paiement qui permettront de réduire le besoin en fond de roulement (BFR) ou d’obtenir un escompte s’agissant des paiements des fournisseurs.
L’économie globale peut alors se chiffrer jusqu’à près de 70%
HAUSSE DE LA PRODUCTIVITÉ ET GAIN DE TEMPS
Grâce à la connexion avec les logiciels comptables, la dématérialisation permet de gagner un temps énorme en évitant de saisir les factures fournisseurs, et de s’occuper de la mise sous pli et de l’envoi des factures clients.
En effet, les technologies de lecture automatique de documents (LAD) et l’intelligence artificielle vont permettre d’extraire les données des factures fournisseurs et de générer automatiquement les écritures comptables selon votre plan comptable (ventilation respectée).
Seule une validation sera nécessaire de la part du comptable et il pourra alors se concentrer sur les tâches à forte valeur ajoutée comme l’optimisation de la trésorerie.
DES DÉLAIS DE PAIEMENT RÉDUITS
Très souvent, le temps d’acheminement postal ou la perte des documents chez le client peuvent générer des délais de paiement supplémentaires.
L’envoi instantané par voie électronique permet d’assurer une traçabilité du document (on s’assure de la bonne réception et de l’ouverture de la facture par le client grâce à l’horodatage et aux fichiers log), permettant d’automatiser et de cibler les relances sur les clients n’ayant pas pris en considération la facture.
Dans certains secteurs, il est possible de gagner jusqu’à 15 jours de trésorerie !
Votre banquier aussi appréciera sans doute la dématérialisation et particulièrement la e-facture.
UNE MEILLEURE TRAÇABILITÉ DES ECHANGES
S’agissant des factures fournisseurs, il est courant que celles-ci fassent l’objet d’un circuit de validation (workflow) par un opérationnel ainsi qu’un décisionnaire, avant d’être mises en paiement par la comptabilité. Ainsi, il n’est pas rare de faire face à des goulots d’étranglement provenant du fait que la facture n’a pas encore été traitée par l’un des maillons de la chaîne de validation.
Cela provoque parfois de l’insatisfaction de la part du fournisseur, des pénalités de retard, voire la suspension du compte.
Le circuit de validation dématérialisé va permettre de parfaitement identifié où en est le traitement du document et d’identifier instantanément l’éventuel problème.
De plus, si la solution est accessible depuis l’extérieur (mode SaaS), il est alors possible de valider la facture depuis n’importe quel endroit.
L’entreprise maîtrise donc parfaitement le cycle de vie du document.
UNE TOTALE CONFORMITÉ AUX OBLIGATIONS LÉGALES
Parmi les avantages de la dématérialisation de factures, celle-ci permet également de se conformer facilement aux obligations légales tout en s’appuyant sur une solution de la part d’un partenaire spécialiste en assumant les responsabilités.
Ainsi, sous réserve de choisir un partenaire sérieux et proposant les garanties nécessaires (obligations de résultat), vous vous assurez de répondre parfaitement aux exigences en matière d’archivage électronique (coffre-fort électronique garantissant l’intégrité sur 10 ans), mais également de respect du RGPD (data centers situés en France et sous hébergeur français).
Il va de soi que la solution se doit également d’être conforme aux exigences du CGI (article 289-VII alinéa 1, 2, et 3).
Ainsi, l’entreprise se concentre sur son cœur de métier et ne se préoccupe pas des différentes normes légales, techniques, et technologiques.
Elle évite le risque d’un refus de comptabilité et d’un éventuel redressement fiscal par exemple, ou des conséquences résultant de la perte d’un litige liée à la non-présentation d’une facture recevable comme preuve devant un tribunal.
UNE MEILLEURE IMAGE DE L’ENTREPRISE
Au-delà de la réduction des coûts, des gains de productivité et des différents éléments cités plus haut, la dématérialisation participe grandement à l’image de modernité de l’entreprise aux yeux des clients et fournisseurs ainsi qu’à une meilleure satisfaction.
Mais c’est également la cas auprès des salariés de l’entreprise !
En effet, même si, au départ, une minorité peut avoir des craintes liées essentiellement à la peur du changement (d’où l’importance de l’accompagnement et de la formation), la plupart apprécient de travailler avec des outils leur permettant de gagner du temps sur les tâches fastidieuses et sans réelle valeur ajoutée.
Ainsi, la dématérialisation des factures participe à la fidélisation des collaborateurs en charge de la comptabilité, secteur de recrutement actuellement en tension !
CONCLUSION
Au-delà du fait que la dématérialisation des factures sera rendue obligatoire à partir de 2023 (projet Facture X inscrit dans la loi de finances de 2020), il s’agit d’une réelle opportunité pour les PME de réaliser des économies substantielles et d’améliorer leur process, tout en améliorant la satisfaction globale des partenaires et des équipes internes.
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