Dématérialisation des Ressources Humaines.

Incontournable et modernisant l’entreprise, la dématérialisation est utile tant au niveau organisationnel qu’au niveau relationnel entre salariés et service RH, sans oublier la réduction des coûts qu’engendre un tel projet.

De plus, vous êtes conforme à la législation française et européenne :

• RGPD
• Article 24 – Loi du travail

Quels sont vos besoins dans votre service RH ?

• Gérer les dossiers salariés rapidement.
• Classer simplement et retrouver instantanément les documents.
• Distribuer et archiver les bulletins de salaire électroniques (sécurisé par la caisse des dépôts et consignations ARKHINEO).
• Gérer tous les rappels de dates liées aux obligations légales.
• Être alerté si une pièce justificative est manquante dans un dossier.
• Constituer un patrimoine documentaire(RGPD, litige…).
• Créer une CVthèque.

Pourquoi dématérialiser vos processus ?

• Mise en place du télétravail et de la mobilité.
• Archivage sécurisé de l’ensemble de vos documents dans un espace unique.
• Reconnaissance des documents pour un classement automatique.
• Retrouver et communiquer instantanément les documents  au salarié (en activité ou retraité) grâce au moteur de recherche multicritères et aux facilités de partage et d’envoi.
• Dématérialisation de l’envoi des bulletins de salaire automatisée dans un coffre-fort numérique personnel et conforme à la loi.
• Signature électronique des documents, contrats de travail, EP…
• Formulaire et circuit de validation de demandes de congés, de formations.
• Automatiser le contrôle de la check-list des dossiers salariés (complétude).
• Traçabilité avec un historique des accès et des actions réalisées sur les documents.

Les bénéfices de la dématérialisation

Au-delà de la numérisation et de l’archivage numérique, la dématérialisation des RH permet également d’automatiser certains processus tout en simplifiant les relations avec les collaborateurs.

• Gain de temps pour classer, retrouver et partager vos documents.
• Réduction des coûts : papiers, impression, affranchissement, stockage…
• Réduction des délais de traitement et des déplacements.
• Alerte si un dossier est incomplet et rappels sur la fin des périodes d’essai, CDD, arrêts…
• Gain de productivité : suppression des tâches manuelles chronophages.
• Sécurité et confidentialité des documents échangés et archivés.
• Accès en tout lieu et à tout moment pour un nombre illimité d’utilisateurs depuis un ordinateur, une tablette ou un smartphone.
• Facilite le télétravail.
• Diminution de l’empreinte écologique.
• Conformité avec la règlementation.

Le coffre-fort électronique permet de conserver tous les documents du salarié de manière totalement automatisée et sécurisée.

Le passage à la dématérialisation permet en quelques clics d’optimiser la traçabilité et la confidentialité de vos documents et de supprimer les tâches sans valeur ajoutée.

Les avantages :

• Une solution conforme à la loi El Khomri (archivage 50 ans des bulletins dans un coffre-fort numérique, signature électronique, horodatage)
• Suppression des tâches chronophages : gains de productivité avec une optimisation des traitements, automatisation de la distribution et simplification de l’archivage
• Traçabilité et sécurisation des échanges
• Recherche simplifié et accès permanent aux dossiers salariés dans un espace unique et sécurisé

Pour les collaborateurs :

• Accès sécurisé aux bulletins de paie à tout moment, à partir d’un PC connecté à Internet ou d’une tablette/smartphone
• Espace Zeendoc personnel et sécurisé pour retrouver l’ensemble des documents (contrat de travail, bulletins de paie, règlement intérieur,….) mis à disposition par son entreprise
• Confidentialité des échanges et sécurité contre les pertes des documents ou d’accès par un tiers non autorisé
• Archivage des bulletins dans un coffre-fort numérique personnel
• Un original électronique, incontestable et opposable à tout organisme (caisses de retraite, établissements bancaires et financiers…)