Dématérialisation des factures fournisseurs
Zeendoc vous apporte une visibilité instantanée de votre situation vis-à-vis d’un fournisseur, améliore le traitement des factures.
Vous permet de mieux partager et échanger l’information en interne et avec les fournisseurs.
La capture de vos documents fournisseurs.
Tout commence par la réception d’un document de votre fournisseur, soit par courrier au format papier, soit au format électronique par mail ou téléchargeable sur une plateforme fournisseur.
Les solutions de dépôt de vos documents sont multiples, rapides et adaptées à tous les types de supports.
- Papier: Quels que soient leurs formats (Ticket CB, A4, A3, A0, …) et compatible avec l’ensemble des scanners et copieurs
- Document électronique: Directement depuis votre poste de travail ou depuis votre messagerie.
- Collecteur de Factures: Les factures ne sont pas toutes reçues par mail ou courrier, certaines sont seulement disponibles dans les espaces clients sur les sites de vos fournisseurs. Automatisez la collecte de ces factures en connectant vos espaces clients directement.
Format Factur-X pris en compte lors du dépôt, les informations présentes dans le fichier XML seront récupérées
Factur-X : Le nouveau standard européen de facturation électronique
Factur-X est le nom français du nouveau standard franco-allemand de facturation électronique hybride, qui est actuellement disponible gratuitement dans sa version 1.0 compatible avec les autorités allemandes et Chorus Pro en France.
L’article 153 de la Loi de Finances 2020 va imposer « légalement » aux entreprises à compter du 1er janvier 2023 et au plus tard au 1er janvier 2025, d’envoyer des factures électroniques pour toute relation entre professionnels assujettis à la TVA.
La sauvegarde sécurisée, la lecture et le classement automatique
La sauvegarde et la sécurité de vos documents :
Au dépôt chaque document est horodaté, crypté et archivé afin de garantir son authenticité et son intégrité.
Il est dupliqué au format PDF/A ( archivage et conservation sur le long terme du document PDF), quelles que soient les actions que réalise un utilisateur sur la copie du document, l’original stocké et ne sera pas impacté.
La lecture et le classement automatique : Les informations pertinentes (fournisseur, dates, montants, référence…) sont lues automatiquement et le document se classe en fonction du fournisseur ou des différents critères que vous aurez déterminés.
Circuit de validation : Vous pouvez commenter, mettre en place un processus de circulation ou de validation des documents fournisseurs.
Pour les personnes concernées, créer des alertes de relance ou de paiement.
Vous gardez le contrôle sur vos documents en gérant les droits d’accès et le rôle de vos collaborateurs (consultation, téléchargement, validation, suppression, etc.).
Un historique complet par document permet de consulter les actions réalisées sur le document.
Liaison des documents dans un dossier unique
La solution analyse les documents, reconnait les données communes pour créer des dossiers qui regroupent l’ensemble des informations relatives à un fournisseur que vous retrouvez ainsi d’un simple clic.
Gestion accélérée
La circulation des devis, bons de commande et factures permet d’identifier clairement le rôle des différents collaborateurs et de mettre en place un circuit de validation efficace.
Du contrôle jusqu’au paiement en passant par la validation, les actions réalisées par les intervenants sont immédiatement disponibles.
Pour fluidifier les étapes suivantes pendant que la solution assure la traçabilité des opérations et vous alerte aux échéances que vous souhaitez.
Historique / Suivi Fournisseur
En quelques clics, vous avez une visibilité instantanée de votre situation vis-à-vis de votre fournisseur.
Vos échanges et délais de traitement avec eux s’améliorent grâce aux traitements automatisés de vos factures. Vous diminuez vos risques d’erreurs ou d’oublis.
Export Excel et production de graphiques.
Le système de lecture intelligente permet d’extraire facilement les données de classement ou les propriétés de vos documents.
Les utiliser dans un tableau de synthèse : évolution des dépenses, reporting mensuel…
Vous choisissez les informations et déclenchez la création de votre tableau de bord en quelques clics.
De plus, l’outil vous permet d’afficher vos différentes données sous forme de graphiques.
Une imputation automatique est proposée selon votre plan comptable, pas de double saisie.
Les écritures sont exportées vers votre logiciel comptable, au format adapté.
Avant l’import du fichier, Zeendoc propose automatiquement de :
- Marquer les documents, pour éviter le risque d’exporter deux fois les mêmes écritures.
- Contrôler l’équilibrage des affectations entre les montants en crédit et en débit et, en cas d’erreur détectée, de pouvoir accéder à la facture en un clic pour vérifier l’imputation comptable.
La solution GED est compatible avec 98% des logiciels comptables présents sur le marché (liste non exhaustive).
Les bénéfices de la dématérialisation des factures
- RÉDUCTION DES COÛTS INDUITS : Erreurs, stockage, achat papier et traitement…
- GAIN DE TEMPS : Classement automatique des documents et réduction du temps de contrôle des factures
- SIMPLIFICATION DES PROCESS :
- Création d’un dossier qui regroupe l’ensemble des informations, mise en place d’un circuit de validation, traçabilité des opérations et alertes sur les échéances
- BÉNÉFICIEZ D’UN OUTIL PRATIQUE et favorisez vos échanges à distance (télétravail, déplacements ,etc.)
- SOIGNEZ VOTRE IMAGE auprès de vos fournisseurs et comptable avec une solution moderne et française
- FLUIDIFICATION DE LA TRÉSORERIE : Accès quotidien à vos données beaucoup plus rapide et tenue de compte : ventilation comptable et export
- DIMINUTION DE L’EMPREINTE CARBONE : en supprimant papier et transport